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CAOP Informa

23/03/2020

Ofício Circular nº 03/2020 - CAOP CFTS: Realização de reuniões virtuais pelos membros de fundações

Ofício Circular n.º 03/2020 – Área das Fundações e do Terceiro Setor/CAOP CFTS. 

Curitiba, 20 de março de 2020.


Assunto: Velamento das fundações – Realização de reuniões virtuais de fundações – Registro por ata notarial – Viabilidade – Cautelas.

 

Senhores(as) Promotores(as) de Justiça e Senhores(as) Servidores(as) atuantes nas Promotorias de Justiça com atribuições na área de Fundações e Terceiro Setor:

 

O Centro de Apoio Operacional das Promotorias de Justiça Cíveis, Falimentares, de Liquidações Extrajudiciais, das Fundações e do Terceiro Setor (CAOP CFTS), por meio de sua Coordenadora que ao final subscreve, vem orientar quanto à possibilidade de serem realizadas reuniões virtuais dos membros de fundações privadas e as cautelas a serem observadas nesse tocante.

 

Considera-se viável que os membros dos órgãos dirigentes das fundações realizem suas reuniões por meios virtuais, como videoconferência ou conversas escritas via whatsapp, desde que posteriormente sejam lavradas atas notariais desses atos, a fim de garantir a segurança das informações.

 

À luz do vigente Código Processual Civil, em seu art. 3841, encontra-se a disposição legal que ampara a utilização da ata notarial como meio de comprovação da existência de fato e suas circunstâncias. Ainda, o Código de Normas do Foro Extrajudicial do Estado do Paraná (Provimento CGJ nº 249/2013) regulamenta o tema em seus artigos 711, 713 e 7142.

 

Ao lado disso, importante frisar também que, em 2017, o CNJ reconheceu o whatsapp como ferramenta hábil às intimações nos Juizados Especiais Cíveis e Criminais e autorizou os Tribunais de Justiça a regulamentarem essa utilização3. No Estado do Paraná, foi editada a Instrução Normativa Conjunta nº 01/2017 que autorizou e disciplinou essa alternativa. O Conselho de Supervisão dos Juizados Especiais do Paraná também aprovou a realização virtual de audiências de conciliação.

 

Portanto, verificando uma salutar abertura ao reconhecimento dos meios virtuais de contato como alternativas válidas até mesmo para a prática de atos judiciais – dotados de maior rigor formal – e levando em consideração a atual necessidade de distanciamento físico para se prevenir a propagação do coronavírus – COVID-19, este Centro de Apoio não enxerga razão para impedir a adoção de meios virtuais, como o whatsapp, para reuniões de fundações que se proponham a realizar ata notarial para formalização do registro de sua ocorrência, com vistas a garantir a segurança das informações.

 

No que tange às formalidades e cautelas a serem cumpridas, o CAOP CFTS recomenda que os membros afirmem sua presença na reunião mencionando seu nome completo, número de documento pessoal de identificação e o número do telefone utilizado no ato.

 

Ainda, é pertinente que se aguarde, sempre que possível, o término do atual período de distanciamento social para que seja lavrada a ata notarial, a fim de evitar aglomeração de pessoas nos tabelionatos de notas – o que frustraria a motivação precípua de resguardo da saúde pública.

 

Por fim, tendo em vista a ausência de norma que estabeleça prazo para a lavratura de ata notarial, não se verifica óbice para que a providência seja postergada, a menos que se mostre imprescindível, no caso concreto, para viabilizar a produção de efeitos perante terceiros.

 

Caso seja possível aguardar o término do período de distanciamento social para lavratura da ata notarial, deve-se ter cautela para a preservação dos arquivos eletrônicos mediante a realização de backups acessíveis mesmo na hipótese de dano superveniente ao aparelho celular.

 

Permanecendo ao dispor, reiteram-se expressões de distinta consideração.

 

 

Terezinha de Jesus Souza Signorini

Procuradora de Justiça – Coordenadora

 

1 Art. 384. A existência e o modo de existir de algum fato podem ser atestados ou documentados, a requerimento do interessado, mediante ata lavrada por tabelião. Parágrafo único. Dados representados por imagem ou som gravados em arquivos eletrônicos poderão constar da ata notarial.

2 Art. 711. Ata notarial é a certificação de fatos jurídicos, a requerimento da parte interessada e por constatação pessoal do tabelião, do substituto ou do escrevente, cujo objeto não comporte a lavratura de escritura pública. Pode ser lavrada ata notarial, entre outros exemplos, para a captura de imagens e de conteúdo de sites (internet), vistorias em objetos e lugares, bem como narração de situações fáticas, com o intuito de prevenir direitos e responsabilidades. Art. 713. Os fatos serão objetivamente narrados pelo notário, sem a emissão de juízo de valor, podendo valer-se de imagens, vídeos e gravações digitais, os quais poderão ficar arquivados como documentos anexos à ata, devendo, ainda, ser assinados digitalmente pelo notário ou pelo escrevente. Parágrafo único. A ata poderá conter imagens, vídeos ou gravações digitais em arquivos eletrônicos. Art. 714. As atas notariais serão lavradas nos Livros de Notas do tabelionato, com os mesmos requisitos formais das escrituras, no que couber. Serão também registradas no Livro Protocolo da serventia e comunicadas ao Ofício do Distribuidor, para registro, na mesma relação das escrituras em geral.

3 Procedimento de controle administrativo nº 0003251-94.2016.2.00.0000.

 

Este Ofício Circular nº 03/2020 pode ser acessado em pdf neste link

 

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